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Learnings aus der Corona-Krise — Fast alles wird anders, aber nicht unbedingt schlechter…

Hätte mir jemand vor einem halben Jahr erzählt, dass sich die globale Wirtschaft im Frühjahr 2020 aufgrund einer Pandemie in einem bislang nicht vorstellbaren Ausmaß ändert und dies massive Folge auf die Art und Weise wie und wo wie arbeiten hat, welche sich vermutlich zukünftig zumindest in Teilen manifestieren werden, hätte ich diese Person vermutlich gefragt, welche Substanzen hier denn konsumiert wurden. Ich gehe aber durchaus davon aus, dass es den meisten von Ihnen genauso erging. Im Januar/Februar hörte man von einem neuartigen Virus, das aus China stammen soll, gegen das es keinen Wirkstoff gibt und das sich äußerst rasch ausbreitet.

Ab Ende Februar / Anfang März überschlugen sich dann die Ereignisse, nachdem das Robert-Koch Institut und einige namhafte Virologe auf den Plan traten. Anfang März ging es dann schlag auf Schlag und ehe man sich versah, waren wir bei uns im Unternehmen mit dem kompletten Team aus rund 120 Mitarbeitern im Homeoffice und um uns herum reagierten sehr viele Unternehmen ähnlich.

Obwohl bei uns im Unternehmen Homeoffice bereits seit vielen Jahren möglich ist, mussten wir jedoch sehr schnell feststellen, dass es ein mitunter gravierender Unterschied ist, ob einzelne Mitarbeiter oder Teams für einen definierten Zeitraum von zu Hause aus arbeiten oder das gesamte Unternehmen einschließlich der Geschäftsführung im Homeoffice sitzt.

Eine kurze Chronologie der Abläufe bei uns ab Anfang/Mitte März:

• Freitag, 13.03. (!!!): Erstes außerordentliches Remote Team-Meeting mit Info ans komplette Team zum vollständige Umzug ins Homeoffice
• Montag, 16.03.: Die ersten Teams ziehen ins Homeoffice
• Donnerstag, 19.03.: Das komplette TD-Team arbeitet aus dem Homeoffice
• Freitag, 20.03.: Erstes wöchentliches Remote Team-Meeting mit Infos zur weiteren Vorgehensweise und ersten Zahlen
• Montag, 16.03. bis Freitag, 20.03.: Perfekter Support durch Systemadministratoren bei etwaigen Start-Schwierigkeiten im Homeoffice
• Mit Übergang ins Homeoffice wird der gewohnte Büro-Alltag (inkl. Standups, diverser Meetings) wie gehabt beibehalten
• Mitte Mai: Erarbeitung einer sog. Exit-Strategie mit entsprechenden Hygienemaßnahmen, um Mitarbeitern die Rückkehr ins Büro bei Bedarf möglichst problemlos zu ermöglichen.

Der Übergang ins Homeoffice

Das Thema Corona hat bei uns ab Anfang März höchste Aufmerksamkeit erhalten, nachdem immer neue Nachrichten und Informationen von öffentlichen Seite bekannt gegeben wurde. Wir haben uns daher als ersten Schritt dazu entschlossen einen Krisenstab zu bilden, der aus Vertretern aller Unternehmensbereiche besteht. In einem Kick-Off-Meeting ausgerechnet am Freitag, 13.03. (!!!) Vormittags haben wir die bis dahin vorliegenden Fakten kritisch beleuchtet und diskutiert und sind dann recht schnell zu dem Ergebnis gelangt, dass wir den kompletten Geschäftsbetrieb schnellstmöglich und vorerst bis Ostern ins Homeoffice verlagern. Hier kam uns von Beginn an zu Gute, dass wir in den letzten Jahren unsere IT- Infrastruktur sukzessive in Richtung Cloud-Technologien entwickelt haben und unsere Mitarbeiter mit Laptops ausgestattet sind.

Wir haben dann am frühen Nachmittag ein außerordentliches Team-Meeting, das wir erstmals komplett und auch zu Testzwecken Remote angesetzt haben einberufen und unser Team darüber informiert, dass wir ab kommenden Montag alle Arbeitsplätze sukzessive ins Homeoffice verlagern werden.

Um nicht in völligem Chaos zu enden, wurde eine Übergangsphase von drei Werktagen definiert innerhalb derer alle TechDivision Mitarbeiter “ihre Zelte im Büro abbrechen” und ins Homeoffice umziehen. Darüber hinaus wurde beschlossen, dass die Mitarbeiter alles, was für eine bestmögliche Arbeit im Homeoffice benötigt wird aus dem Büro ins Homeoffice mitnehmen können — von der Schreibtischlampe, über Monitore bis hin zu Schreibtischstühlen. Zudem wurde dem Team kommuniziert, dass im Homeoffice benötigte Büro-Utensilien, die in der täglichen Arbeit benötigt werden bei Bedarf auch einfach bestellt und die Rechnungen eingereicht werden können.

Parallel zum Umzug ins Homeoffice wurde ein internes Informationsportal eingerichtet und laufend aktualisiert, über das wir unser Team mit den wichtigsten Infos rund um Corona, unsere Maßnahmen und Verhaltensweisen etc. versorgt haben. Zusätzlich wurde ein zentraler Email-Verteiler mit den Mitgliedern des Krisenstabes aufgesetzt um den Mitarbeitern eine einheitliche Anlaufstelle für Fragen bereitstellen zu können.

Abb.: Internes Corona Infoportal

Größtmögliche Transparenz durch wöchentliches Team-Meeting

Normalerweise findet bei uns einmal im Monat ein sogenanntes Team-Meeting statt, an dem die gesamte Belegschaft teilnimmt und bei dem wir über Neuigkeiten und Wissenswertes rund um unser Unternehmen informieren und hier unter anderem auch monatlich unsere aktuellen Geschäftszahlen präsentieren. Die Mitarbeiter unserer Standorte in München, Leipzig und Hamburg wurden hier bereits in der Vergangenheit schon über ein Zoom-Webmeeting dazu geschaltet.

Nachdem Offenheit und Transparenz ein wichtiger Bestandteil unserer Unternehmensphilosophie ist, war uns von Beginn an enorm wichtig, dass ein solches Team-Meeting auch während der Homeoffice-Zeit regelmäßig stattfindet aber mehr noch: Aufgrund der für uns alle sehr speziellen Situation, haben wir uns ab der ersten Woche im Homeoffice dazu entschieden, das Team-Meeting wöchentlich jeweils am Freitag Mittag abzuhalten.

Neben aktuellen Informationen zur Corona-Situation und unseren Maßnahmen, werden auch im Team-Meeting die aktuellen Zahlen sowie Ausblicke (soweit wie möglich) gegeben um unserem Team gegenüber größtmögliche Transparenz zu gewähren. Darüber hinaus haben wir uns ab der ersten Homeoffice-Woche dazu entschieden eine kurze Umfrage jeweils Donnerstags ans komplette Team zu schicken. Mit diesem intern als “Health-Check” bezeichneten Tool möchten wir etwaige Stimmungen und Tendenzen erkennen um ggf. frühzeitig entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Zudem wurde neben fünf Standardfragen die Möglichkeit geschaffen, damit offenes Feedback sowie Fragen und/oder Anregungen abzugeben. Nachfolgende Fragen werden von dabei gestellt:

• Wie zufrieden bist du mit der Kommunikation und Zusammenarbeit im Team?
• Wie bewertest Du die Stimmung im Team in der Remote-Situation?
• Wie zufrieden bist du mit der Unterstützung seitens des Unternehmens in der aktuellen Lage?
• Wie viel mehr Stress hast Du durch die Remote-Situation im Vergleich zur Arbeit im Büro?
• Wie geht es dir persönlich im Homeoffice?

Abb.: Darstellung der Antworten zu einer Frage aus der wöchentlichen Health-Check-Umfrage

Bis Ende Mai haben wir diese Umfrage wöchentlich durchgeführt und uns die Ergebnisse und Feedbacks am Freitag morgen in unserem Kristenstab intensiv angesehen, diskutiert und etwaige Ableitungen bzw. Maßnahmen besprochen. Die Ergebnisse wurde bzw. werden nach wie vor im Remote-Teammeeting, das inzwischen auch in einen zweiwöchentlichen Modus umgestellt wurde, vorgestellt und im Anschluss allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Open Source mal anders

Als Webtechnologiedienstleister liegen unseren Wurzeln im Bereich der sog. Open Source Software.

“Open Source, das heißt offener Quellcode und meint gemeinhin Software, die jeder nach Belieben studieren, benutzen, verändern und kopieren darf. Vor rund 25 Jahren begann die “Freie Software” als eine kleine Gruppe von Programmierern, die sich gegen die Kommerzialisierung ihrer Arbeit sträubten. Heute treiben Open Source-Programme große Teile des Internets an und machen den Größen der internationalen Softwareindustrie zumindest in manchen Teilbereichen ernste Konkurrenz.

Open Source ist inzwischen aber weit mehr als “nur” Software: Der Ansatz ist zu einer weltweiten sozialen Bewegung geworden, die antritt, nach der Software nun auch Wissen und Kultur zu “befreien”. Von Open Access bis Creative Commons, von Wikipedia bis Edubuntu arbeiten zehntausende Menschen weltweit über das Internet an einem kollektiven Schatz freien Wissens, entdecken neue Formen der Kooperation und des Gemeinsinns, und stören dabei alle Regeln von Urheberrecht und Wirtschaft auf.” (Quelle: Bundeszentrale für Politische Bildung)

Auch für uns waren und sind die Erfahrungen im Zuge der Corona-Situation neu und auch wir mussten bzw. müssen uns immer noch laufend mit neuen Erkenntnissen und Erfahrungen aus unserem täglichen Business arrangieren. Analog zum Open Source Ansatz im Softwareumfeld haben wir uns von Beginn an das Thema Transparenz und Offenheit auf die Fahne geschrieben und sehr früh angefangen, unsere Erfahrungen und Best Practices über verschiedene Medien und Kanäle öffentlich zugänglich zu machen und so auch mit anderen Unternehmen in Austausch zu treten um voneinander lernen zu können.

Abb.: Landingpage mit dem Download des kostenlosen TechDivision Whitepapers zum remote arbeiten

So haben wir beispielsweise bereits Ende März ein kostenfreies Whitepaper mit unseren Best-Practices und Tools erstellt und dies Dritten kostenlos zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus haben wir im April mehrere unterschiedliche Webinare — zum Teil direkt von uns, zum Teil auch über Partner wie die IHK — veranstaltet, bei denen wir unsere Ansätze und Best-Practices vorgestellt und mit den Teilnehmern diskutiert haben.

Aufzeichnungen unserer Webinare finden Sie unter folgenden Links:

• https://www.youtube.com/watch?v=ulpx934gRLA
• https://www.youtube.com/watch?v=nhMaN8PkagA
• https://vimeo.com/423339912

Nachdem wir in Gesprächen mit Kunden und Partner häufiger über unsere positiven Erfahrungen mit unserem wöchentlichen Health-Check in Form einer kurzen Umfrage berichteten erhielten wir hierzu immer mehr Anfragen, worauf wir uns kurzfristig dazu entschlossen haben, auch unser Umfrage-Tool Externen kostenlos zur Verfügung zu stellen. Das Tool steht seit Mitte April unter www.askyouremployee.com zur Verfügung und von interessierten Unternehmen jederzeit genutzt werden.

Abb.: Dashboard des kostenfreien Health-Check-Tools von TechDivision

Hier freuen wir uns besonders auf das zahlreiche, positive Feedback:

“Ich wollte mich bedanken und Feedback geben für askyouremployee. Ich konnte dadurch wichtige und tolle Einblicke gewinnen und weiß, wie es um mein Team steht. Coole Initiative, die einem richtig gut weiterhilft! Normal habe ich ja zu allem Verbesserungsvorschläge. Aber in diesem Fall bin ich echt einfach nur begeistert, wie leicht und mühelos man das Tool nutzen kann und welch aussagekräftiges Feedback man dadurch erhält! Thank you for your contributions for a better world.” (Digital Unit, Develey)

Last but not least haben wir in diversen Fachbeiträgen unsere Erfahrungen zur Homeoffice-Situation, hilfreichen Tools und Tricks aber auch einige “Goodies” zur Nutzung bzw. Weitergabe veröffentlichen. Darunter auch unsere Webinar-Cards, mit denen man während eines laufenden Webinars visuell auf bestimmte Dinge, wie z.B. eine Rückfrage o.ä. aufmerksam machen kann.

Abb.: Verwendung der Webinar-Cards während eines Webinares

Weitere Infos zu den Webinar-Cards sowie den Download der Karten finden Sie unter folgendem Link:

Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte: Mit visueller Kommunikation Online-Meetings verbessern

Cloud-Technologien als riesiger Vorteil

Wie bereits eingangs skizziert verfolgen wir bereits seit längerem einen sog. Cloud-First-Ansatz, wonach bei der Einführung bzw. Nutzung von Tools egal welcher Art eine Cloudversion bevorzugt wird und nur noch in begründeten Ausnahmefällen auf klassische Onpremise- bzw. installierbare Software zurück- gegriffen werden. So nutzen wir seit rund zwei Jahren die Google GSuite als primäre Infrastruktur- und Basis-Lösung für folgende Bereiche und Anwendungen:

• Gmail als Mailserver und Email-Client
• Google Kalender als Teamkalender inkl. Verwaltung von Besprechungsräumen und weiteren Ressourcen
• Google Chat als internes Kommunikationstool
• Google Meet für (interne) Webmeetings
• Google Drive als zentraler Datenspeicher
• Google Docs als Textverarbeitung
• Google Tabellen als Tabellenkalkulation
• Google Präsentationen als Powerpoint- bzw. Keynote-Ersatz
• Google Formulare für (interne) Umfragen
• Google Sites für interne Infoportale

Im wesentlichen kann man sich die GSuite als eine Art Microsoft Teams vorstellen, jedoch mit dem grundlegend Unterschied, dass die Google Tools von Beginn als Cloudsoftware und für umfassende Kollaboration in Echtzeit entwickelt wurden.

Abb.: Zusammenarbeit an einem Google Docs Dokument in Echtzeit

Gerade in den letzten 12 Monaten haben die genannten Google Tools zum Teil massive Fortschritte im Funktionsumfang und den Einsatzmöglichkeiten gemacht, so dass sich nach unserer bisherigen Erfahrungen alle relevanten Businessanforderungen problemlos abbilden lassen. Inzwischen sind die Google Tools auch vollständig mit Microsoft Office kompatibel wodurch die Zusammenarbeit beispielsweise mit Kunden die Office verwenden problemlos klappt. Als besonderes “Schmankerl” liegt die Google-Suche alle genannten Tools zu Grunde, so dass man hier seine Daten, die DSGVO-konform in Google Rechenzentren gespeichert werden, zuverlässig wiederfindet. Rückwirkend betrachtet, hat uns alleine die Nutzung der Google Tools in der Corona-Situation massiv Zeit und auch Kosten gespart.

Für unser Projektmanagement nutzen wir ebenfalls bereits seit vielen Jahren Atlassian Jira als weltweit führende Projektmanagementlösung im agilen Umfeld sowie Confluence als eine Art Intranetlösung.

Ebenfalls seit vielen Jahre im Einsatz ist bei uns eine VoIP-Telefonanlage von Starface, die es uns ebenfalls ermöglicht hat die Erreichbarkeit unserer Mitarbeiter unter der bekannten Telefonnumer über ihren Rechner bzw. das Smartphone sehr schnell zu ermöglichen.

Zudem hat sich gerade für interaktive Workshops sowohl intern als auch mit Partnern und Kunden ein Kollaboration-Tool namens Miro als äußerst hilfreich erwiesen. Das Tool kann man sich als eine Art Online-Whiteboard vorstellen, an der mit mehreren Personen gleichzeitig gearbeitet werden kann.

Abb.: Übersicht in Miro Board

Über Webmeetings lässt sich fast alles bewerkstelligen

Wie bereits skizziert nutzen wir bereits seit längerem — auch aufgrund unserer vier Standorte — diverse Cloud-Technologien für die Zusammenarbeit und Kommunikation. So haben wir die Vorzüge von Zoom als Plattform für Webmeetings bereits vor längerer Zeit schätzen gelernt und nutzen das Tool neben Google Meet (primär für interne Abstimmungen) insbesondere auch für die Abstimmung mit Partner und Kunden sowie für Webmeetings, die wir auch externen Dritten zugänglich machen.

Anfangs waren wir hier — zugegebenermaßen — gedanklich noch etwas blockiert, was die Einsatzmöglichkeiten von Webmeeting-Tools anbelangt. Nachdem aber Not bekanntlich erfinderisch macht und bereits im März die nächsten Mitarbeitergespräche anstanden, die wir jährlich durchführen und die bereits über´s Jahr verteilt eingeplant sind, musste wir einen Weg finden auch diese doch mitunter etwas sensiblere Situation Remote abzubilden. Wir haben auch dies in unserem wöchentlichen Team-Meeting frühzeitig kommuniziert und um Verständnis gebeten, unser Team aber gleichzeitig ermuntert dies als Test anzusehen und das Gespräch als Webmeeting zumindest zu versuchen. Fairerweise muss ich zugeben, dass ich das Ganze anfangs auch eher kritisch gesehen habe und nicht sicher war, ob das klappt. Unsere bisherige Erfahrung zeigt allerdings, dass die Bedenken absolut unbegründet waren und wir bislang durchweg positive Rückmeldungen hierzu erhalten haben.

Eine ähnliche Situation stellt sich bei Vorstellungsgesprächen dar. Vorstellungsgesprächen laufen bei uns bereits seit vielen Jahren nach dem äußerst bewährten Muster des sog. “Hiring by the Team” ab. Ganz konkret bedeutet dies, dass Vorstellungsgespräche immer mit dem Team, für das der oder die Bewerber(in) vorgesehen ist, geführt werden. Dies hat den Hintergrund, dass es aus unserer Sicht von zentraler Bedeutung ist, dass sich die potentiellen Kollegen/innen möglichst frühzeitig kennenlernen und gegenseitig “beschnuppern” können um am Ende gemeinsam eine möglichst fundierte Entscheidung treffen zu können. Auch der Einstellungsprozess inkl. Vorstellungsgespräch lässt sich ohne weiteres über ein Webmeeting abbilden. An der Stelle möchte ich jetzt nicht behaupten, dass diese Option besser ist als ein persönlicher Termin, es spart mitunter aber Zeit und mit kleineren Abstrichen die man nur durch persönliche Präsenz erleben kann, klappt auch dies Remote sehr gut.

Nachdem wir bei TechDivision bereits seit vielen Jahren agil arbeiten und so Dinge wie Retrospektiven in gewissen Abständen in unseren Teams abhalten, wurden auch diese workshop ähnlichen Meetings kurzerhand in Webmeetings über Google Meet und Miro als Online-Pendant zu einem klassischen Whiteboard umgewandelt.

Selbst Vertriebstermine und interaktive Kunden-Workshops lassen sich mit entsprechender Bereitschaft in den meisten Fällen problemlos als Webmeeting abbilden.

Last but not least sind wir aktuell in der Situation, dass in den letzten Wochen und Monaten einige neue Kollegen und Kolleginnen bei angefangen haben. Auch die Einarbeitung kann — sofern man sich an ein paar Spielregeln hält — in einer Situation wie der aktuellen aus dem Homeoffice gemanaged werden. Hierzu haben wir im übrigen erst kürzlich ein Webinar veranstaltet, bei dem wir uns mit Externen zu deren und unseren Erfahrungen in Bezug auf Remote-Einarbeitung ausgetauscht haben. Die Aufzeichnung dieses Webinares ist bei Interesse unter nachfolgendem Link abrufbar: https://vimeo.com/423339912

Führung durch Vertrauen in das Team

Anfangs ist es gerade für Führungskräfte vermutlich nicht ganz einfach, loszulassen und seinen Kollegen/ innen mit größtmöglichen Vertrauen gegenüber zu treten, da man im Homeoffice ja keinen “direkten Zugriff” mehr hat. Wir haben bei uns die Vorgabe gegeben, dass jedes Team-Mitglied seine anfallenden Tasks abarbeiten muss, uns jedoch bewusst ist, dass gerade in der Anfangsphase und beispielsweise aufgrund von Home-Schooling zusätzliche Herausforderungen zu bewältigen sind die ggf. die Effektivität und Effizienz beeinträchtigen können und dies von uns auch grundlegend berücksichtigt wird.

Bereits in Zeiten vor Corona haben wir unseren Team umfassende Entscheidungsfreiheiten beispielsweise in Bezug auf Arbeitszeiten, Arbeitsort etc. überlassen und bewerten primär das Endergebnis. An diesem Ansatz haben wir auch in der Homeoffice-Zeit nicht gerüttelt. D.h. auch hier entscheidet primär das Team wer wann was bearbeitet.

In den ersten Tagen und Wochen haben wir natürlich verstärktes Augenmerk auf die Zahlen gelegt um zumindest an dieser Stelle größtmögliche Planungssicherheit im Sinne des gesamten Teams und natürlich auch für unsere Kunden gewährleisten zu können. Hier hat sich jedoch recht schnell herauskristallisiert, dass die Produktivität und der Output im Homeoffice häufig nicht schlechter als unter “normalen Umständen” im Büro war bzw. ist — eher im Gegenteil. Über die Zeit mussten wir eher feststellen und ich kann dies mit meinen eigenen Erfahrungen nur unterstreichen, dass im Homeoffice tendenziell sogar mehr gearbeitet wird. Zwar mitunter zu anderen Zeiten und in einem anderen Rhythmus, aber im Endeffekt ist dies problemlos händelbar solange man sich mit seinen Kollegen/innen entsprechend synchronisiert.

Es wäre jetzt sicherlich falsch zu behaupten, dass wir vor Corona kein Vertrauen in unser Team hatten. Die aktuelle Situation zeigt uns bislang aber recht deutlich, dass wir auch durch die in manchen Bereichen weiter erzwungene “Lockerung der Zügel” bislang mehr positive Effekte als Nachteile bemerken.

Auch unser Team hat sich bislang sehr positiv über unseren Umgang mit der Corona-Situation geäußert:

Abb.: Feedback eines TechDivision Mitarbeiters auf Kununu zum Umgang mit der Corona-Situation

Soziale Komponenten als größte Herausforderung

Während man die Technik durch Einsatz entsprechender Cloud-Tools von Beginn an recht gut in Griff brachte und durch unsere bis Mitte Mai wöchentlichen, danach im zweiwöchentlichen Turnus stattfindenden Remote Team-Meetings auch entsprechende Transparenz gewährleistet wird, wurde doch bereits nach kurzer Zeit klar, dass die größte Herausforderung in der Homeoffice-Situation der fehlende soziale Kontakt mit den Kollegen darstellt. Ein kurzer Austausch beim morgendlichen Kaffee, in der Mittagspause oder auch mal zwischendurch bei einer Rauch- oder Kicker-Pause, ein Feierabend-Bier oder auch der gemeinsame Sport oder die Yoga-Session am morgen oder in der Mittagspause.

Nach einigen Wochen im Homeoffice haben wir im Rahmen unseres Team-Meetings erstmals abgefragt, wer denn gerne möglichst bald ins Büro zurückkehren möchte. Hier war das Feedback sehr eindeutig und hat sich auch bei einer erneuten Umfrage in ähnlicher Form dargestellt: 80% unseres Teams fühlen sich im Homeoffice gut und können sich vorstellen auch noch weiterhin von zu Hause zu arbeiten. Was jedoch als “Kritikpunkt” in unseren Health-Checks immer wieder angesprochen wird, ist die Tatsache, dass der persönliche Kontakt und Austausch fehlt und sich viele trotz funktionierendem Umfeld alleine deswegen schon wieder auf die Rückkehr ins Büro freuen.

Nachdem dieses Feedback bereits in der ersten Homeoffice-Woche geäußert wurde, haben wir versucht durch einige Ansätze den Kontakt und Austausch — auch über rein berufliche Themen hinaus — zu fördern. So wurden beispielsweise bereits in der ersten Woche die sog. TechDivision Home-Stories eingeführt. Hierbei handelt es sich um einen internen Fotowettbewerb, bei dem jeder Mitarbeiter in unterschiedlichen Kategorien Fotos aus dem Homeoffice einreichen und der Rest des Teams über die eingereichten Fotos dann abstimmen kann. Die Vorstellung der Sieger dieser Challenge findet jeweils im Rahmen des Remote Team-Meetings statt und die Sieger erhalten Gutscheine, die bevorzugt in der örtlichen Gastronomie bzw. beim örtlichen Lieferdienst eingelöst werden können.

Abb.: Eines der Siegerbilder einer Homestory — Kleine Randnotiz: Das Bild stammt von einer Kollegin, die sich während unseres Remote Team-Meetings eine “zünftige Brotzeit” genehmigt!

Neben unserem Foto-Wettbewerb haben wir eine virtuelle Kaffee-Lounge eingerichtet. Hierbei handelt es sich um ein virtuellen Meeting-Raum, der permanent läuft und in dem man sich einfach kurz verabreden kann. Hier findet auch ein wöchentliches Feierabend-Bierchen am Freitag Abend statt.

Unsere bisherigen Learnings aus der Corona-Situation

Wir werden bis auf weiteres primär aus dem Homeoffice arbeiten, ermöglichen es inzwischen aber unseren Mitarbeitern anhand eines Maßnahmenplanes sowie eines dazugehörigen Hygiene-Konzeptes bei Bedarf ins Büro zurück zu kehren.

Für die Kollegen/innen, die wieder ins Büro zurückkehren möchten, haben wir nachfolgende Verhaltensregeln definiert, die bis auf weiteres gelten:

• Es darf keiner von einer Büroeinheit in die andere wechseln/besuchen (3a, 3c/d, Codefabrik), um die Infektionskette klein zu halten
• Termine mit maximal 2 Personen und ausreichend Abstand
• Pausenraum maximal 3 Personen und Abstand
• Kaffeemaschine maximal 1 Person
• Küchen maximal 2 Personen mit Abstand (Nicht kochen und Kühlschränke nicht verwenden)
• Beim Verlassen der Büros bzw. bei Meetings werden die TD-Atemschutzmasken empfohlen
• Regelmäßiges Lüften der Räume, Klimageräte bzw. Luftbefeuchter bleiben aus
• Jeder Mitarbeiter/in muss seine eigene Hardware verwenden (Maus/Tastatur), keine stationären Telefone verwenden
• Nach Verlassen der Büroräume müssen alle Türklinken und Tische mit den zur Verfügung gestellten Tüchern desinfiziert werden (zusätzlich zum Reinigungsdienst)
• Keine Besuche in anderen Büros innerhalb der Einheit
• Grundlegendes: Beachtung eines Mindestabstand von 1,5 Meter, entsprechende Hygienemaßnahmen und keine Anwesenheit im Büro bei jeglicher Art von Krankheitssymptomen

Der Rest unseres rund 120-köpfigen Teams wird auch weiterhin überwiegend im Homeoffice arbeiten.

Wie im Titel bereits angedeutet, konnten wir in der Corona-Situation nach anfänglichen Unsicherheiten in manchen Bereichen doch einige sehr hilfreiche Learnings bislang mitnehmen, von denen sicherlich auch ein nicht unwesentlicher Teil in die Zeit nach Corona übernommen werden wird:

1. Die Nutzung moderner Cloud-Infrastrukturen und entsprechender Tools hat uns gerade zu Beginn der Corona-Situation einiges an Zeit, Geld und auch Ärger erspart!
2. Über moderne Webmeeting- und Kollaboration-Tools und mit etwas gutem Willen lassen sich nahezu alle Situation des täglichen Büroalltags — dazu zählen auch so Dinge wie Mitarbeiter- und Einstellungs- gespräche sowie interne aber auch externe Workshops abbilden und so zudem Zeit- und (Reise-)Kosten sparen.
3. Ein möglichst transparenter Umgang mit der Situation hat uns von Beginn an enorm geholfen, uns und unser Team auf die neue Situation einzustimmen und mit der neuen Situation gemeinsam zu wachsen.
4. Es sollte grundsätzlich hinlänglich bekannt sein, dass ein entsprechender Erfahrungs- und Wissens- austausch für alle Beteiligten in der Regel von Vorteil ist. Wir haben durch unsere transparente und offene Art unsere Erfahrungen und Best Practices zu teilen sehr positive Rückmeldung erhalten und zudem auch von anderen Unternehmen entsprechende Insights erhalten, die uns weitergeholfen haben.
5. Trotz modernster Tools und Technologien bleibt ein zentrales Thema als größte Herausforderung bei der Remote-Arbeit bestehen, das sich auch zukünftig kaum sinnvoll lösen lässt — der soziale Aspekt durch persönlichen Kontakt und Austausch.
6. Obwohl wir das Thema Homeoffice unserem Team bereits seit vielen Jahren ermöglichen, wurde dies in der Vergangenheit nur recht begrenzt genutzt. Hier gehen wir davon aus, dass sich dies zukünftig massiv ändern wird. Wir möchten das Thema Homeoffice in jedem Fall auch nach Corona zu einem noch größeren Teil unserer Unternehmenskultur machen.
7. Vertrauen in die Mitarbeiter ist die Basis von allem, das von Mitarbeitern — davon sind wir inzwischen absolut überzeugt — gewürdigt und mit entsprechenden Leistungen honoriert wird. Im übrigen ist es doch sowieso ein Trugschluss zu glauben, man muss sein Team laufend überwachen — was zudem auch nicht funktioniert, weil es immer Mittel und Wege gibt….

Insofern können wir für uns behaupten, dass wir jede Menge aus der Corona-Situation gelernt haben und einige dieser Learnings auch weiteren Bestand haben werden, was sowohl für uns als Unternehmen als auch für unsere Mitarbeiter einige positive “Nebeneffekte” wie Kosteneinsparungen oder erhöhte Flexibilität mit sich bringt.

Abschließend kann ich hier nur meine Großmutter zitieren, die 99 Jahre alt wurde, zwei Weltkriege miterlebt hat und mit ihrem Spruch “Selten ein Schaden, wo nicht auch ein Nutzen ist!” vermutlich wieder einmal Recht behalten sollte.

Welche Erfahrungen und Learnings haben Sie durch die Corona-Situation gemacht? Ich freue mich auf ihr Feedback, ihre Anregungen und/oder ihre Fragen an j.willkommer@techdivision.com.